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【WEB/TEL別!応募者対応マニュアル】今すぐ使える会話とメール返信例

カテゴリ:リクルーティングコラム 採用お役立ち情報

応募者対応 電話 メールの画像

企業の採用活動で求職者と最初の接点となるのが求人応募後の連絡です。応募への連絡は、求職者との大事なファーストコンタクト。

 

この大事な場面で「応募者への対応方法が不安、どうすれば良いのか分からない」などとお悩みではありませんか?

 

採用担当者は、応募者からすればその企業の代表であり、いわば「顔」です。そのため、企業の「顔」として恥ずかしくないよう、丁寧な対応をする必要があります。

 

今回は、採用のプロである私たちが、応募者対応の方法から連絡方法別の対応ポイントをお伝えします。

 

どんな場面でもスムーズに対応できるよう、応募者対応の方法を確認し、明日からの採用活動に活かしましょう。

 

このコラムの目次

応募者対応前に決めておくべきこと

応募者対応 郵送の画像

応募者への対応をスムーズに行うには、事前に決めておかなければならないことが3つあります。まずは、それらを確認していきましょう。

 

応募者対応前に決めておくべき3つのこととは?

求人募集がスタートすると、応募者対応や面接設定、選考など、採用担当者の業務は非常に多くなります。

 

しかし、どんなに多くの業務があっても、応募者には丁寧な対応を行う必要があります。

 

事前に以下の3点を決めておくと、求人応募にスムーズに対応することが可能です。

 

《事前に決めておくべき3つのこと》

・対応方法やフローを決める
・担当者を決める
・対応スケジュールを決める

 

何をなぜ、どのように決めれば良いのかについて、詳しく説明していきます。

 

(1)対応方法やフローを決める
求人に応募があった際、応募者へ伝えるべき内容を、慌てず、丁寧に伝えられるよう、対応方法とフローを決めておきましょう。

 

・応募後、どのような流れで進めていくのか
・どのような内容を応募者に連絡するのか
・何を準備しておけばよいのか
・採用担当者が不在の場合はどう対応するのか
などを決めておくと、漏れなく選考を進めることが可能です。

 

例えばTEL応募があった場合、「担当から折り返します」など担当者がいない時の受け答えのルールを決め、会社のメンバーに事前に伝えておくことで、応募者を待たせることなく、必要事項を伝えることが出来るのです。

 

(2)担当者を決める
応募への対応は、採用担当者か指定の代行者のみ対応する、と決めておくと安心です。

 

応募の連絡を、採用担当者以外が受けることもあるでしょう。

 

応募連絡を受けた社員が、「担当ではないので分かりません」と答えたり曖昧な返答をしてしまうと、応募者を不安にさせ、せっかくの応募をふいにしてしまうことも。

 

こういったことにならないよう、応募者からの連絡があることを会社のメンバーに事前に伝えておき、採用担当者か指定の代行者のみ対応することを徹底しましょう。

 

(3)迅速に対応できるよう対応スケジュールを決める
「求人へ応募があったら、どの連絡方法で、何日以内に連絡をするのか」を決めておくことも大切です。

 

効果的なのは、【メールか電話で、できる限り即日中に対応すること】です。応募者の意欲が高いうちに対応することで、会社への印象がよくなり、次の選考ステップへ進む確率が上がります。

 

大抵の場合、応募者は複数企業に応募をしているため、連絡が早いところから順に受けていきます。

 

対応が遅ければ遅いほど、他企業に人材が流れる恐れがあり、応募者自身があなたの会社への興味を失ってしまいます。

 

スピーディーな対応を心がけ、応募者の心を掴みましょう。

 

「WEB応募」の対応フロー&ポイントと
今すぐ使えるメール返信例

応募者対応 メールの画像

求職者が企業へ応募するときの一般的な方法は、「WEB応募」と「TEL応募」です。

 

ここからは、それぞれの応募方法別の対応について説明します。

 

まずは、WEB応募があった場合の対応フロー&ポイントと、メール返信例をみていきましょう。

 

WEB応募の対応フロー

「WEB応募」があった場合、メールでの返信が一般的です。

 

メール返信はいつでも誰でも対応できるため、メリットの大きい対応方法ですが、【応募者から返信がこない可能性があること】がデメリットと言えます。

 

「メールで返信しても返事がない場合は3日後に電話で連絡する」などのルールを決めておき、せっかくの応募がキャンセルにならないよう準備しておきましょう。

 

WEB応募の対応ポイント

では、「WEB応募」があった場合は、どのように対応すればよいのでしょうか。以下に対応のポイントをまとめましたので、確認してください。

 

《WEB応募の対応のポイント》
・わかりやすく、丁寧に対応する
・(自社の都合で)すぐに面接日程を決められない場合、応募に対するお礼と待ってもらいたい旨を伝える

 

 

今すぐ使えるメール返信例

応募者にメールで連絡するときに、今すぐ使える場面別のメールの返信例を記載していますので、参考にしてください。

 

(1)応募書類を依頼する場合

《書類送付依頼時に伝えるべき項目》
・必要な応募書類を伝える(履歴書、職務経歴書)
・本人が書類送付をする日を確認する

 


件名:ご応募ありがとうございます。

▲▲▲▲様

 

こんにちは。株式会社●●●● 採用担当○○でございます。

この度は、弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。

 

今後の選考に関しまして、履歴書および職務経歴書の提出をお願いしておりますので、
お手数ですが、当社までお送りくださいますようお願いいたします。


■書類郵送先
〒●●●-●●●●
東京都港区●●●●●●● ●●●ビル3F
株式会社●●●● 採用担当宛

 

書類を拝見後、再度、▲▲▲▲様に連絡いたします。

 

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

 

—————————————————————

株式会社●●●●

○○ ○○

住所:〒000-0000 ○○県○○市○○町○○

TEL:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000

URL:http://ooooooooooo.co.jp

Mail:ooooooo@ooooooo.co.jp

—————————————————————

 

 

 

(2)(応募書類提出済みで)書類選考を行う場合

 


件名:ご応募ありがとうございます。

▲▲▲▲様

 

こんにちは。株式会社●●●● 採用担当○○でございます。

この度は、弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。


早速、選考を進めさせていただきます。

選考結果につきましては、合否に関わらず1週間以内にご連絡いたしますので、
今しばらくお待ちいただきますよう、お願い申し上げます。

 

—————————————————————

株式会社●●●●

○○ ○○

住所:〒000-0000 ○○県○○市○○町○○

TEL:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000

URL:http://ooooooooooo.co.jp

Mail:ooooooo@ooooooo.co.jp

—————————————————————

 

 

 

 

(3)面接日を調整する場合

《面接日調整時に伝えるべき項目》
・面接日時
・持ち物(履歴書、筆記用具など面接時に必要なもののみ記載)
・面接地(「本社」等だけでなく、住所も記載する)
・面接担当者
・選考がある場合はその旨も記載する(面接で聞く内容の一部や簡単なペーパーテストがある旨など)

 


件名:面接日時に関しまして

▲▲▲▲様

こんにちは。株式会社●●●● 採用担当○○でございます。

この度は●●にご応募いただき、ありがとうございました。

応募書類を拝見し、ぜひ▲▲様には次のステップに進んでいただきたく、
書類選考通過のご連絡をさせていただきました。


早速ではございますが、以下よりご来社いただける日程をお選びいただけますでしょうか。
ご都合が合わない場合、候補日を2~3いただけますと幸いです。


・●月●日 (●) ●●:●●〜●●:●●
・●月●日 (●) ●●:●●〜●●:●●
・●月●日 (●) ●●:●●〜●●:●●


【場所】大阪本社(大阪府大阪市中央区1-1-1) 
【電話】1234-56-7890(担当:●●)
【持ち物】筆記用具

 

当日は、●●職マネージャーの者とお会いいただき、
より詳しい業務内容や会社についてお話させていただく予定です。
また、▲▲様の現状の業務内容やこれまでのご経験も、お伺いできればと思っております。

 

それではご連絡をお待ちしております。よろしくお願いいたします。

 

—————————————————————

株式会社●●●●

○○ ○○

住所:〒000-0000 ○○県○○市○○町○○

TEL:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000

URL:http://ooooooooooo.co.jp

Mail:ooooooo@ooooooo.co.jp

—————————————————————

 

 

 

「TEL応募」の対応フロー&ポイントと
今すぐ使える会話例

応募者対応 電話の画像

続いて、「TEL応募」があった場合の対応ポイントと会話例を場面別にみていきます。

 

TEL応募の対応フロー

求職者が募集企業へ直接電話をかけるのが、「TEL応募」です。

 

応募電話がかかってきた場合は、お互いの時間を有効活用するため、そのまま面接日時を決め、場所や持ち物まで伝えることを目標にします。

 

面接日時が決まった場合は、その後確認のメールを忘れずに送るようにしてください。

 

「TEL応募」の求職者は緊張して電話をかけていることを念頭において、分かりやすくゆっくり話すなど、相手の立場に立った対応を心がけましょう。

 

(1)応募書類を依頼する場合
応募者が次のステップに進む場合、履歴書や職務経歴書などの応募書類を送ってもらうように依頼します。

 

Eメール、郵送どちらでも応募書類を受け付けている場合には、メールアドレスや郵送先をわかりやすく伝えましょう。

 

(2)面接日を調整する場合
また、応募者の都合などで面接日をその場で決めれない場合は、下記の2つの対応方法があります。


1)こちらから再度電話するor応募者に再度電話してもらう
2)メールで日程調整をする

 

その場で慌てることのないよう、事前に対応方法を決めておきましょう。

 

TEL応募の対応ポイント

では、「TEL応募」ではどのような対応をしたらよいのでしょうか。

以下にポイントをまとめましたので、確認してください。

 

《TEL応募の対応のポイント》
・威圧的な態度をとらず、聞き取りやすい声でゆっくりと話す
・曖昧な答え方をせず、断定して答える
・募集条件を把握できるよう手元に求人情報を用意し、求職者と同じ情報を見ながら話す
・集合場所など、分かりにくい点は相手が分かるまで丁寧に伝える
・応募電話に出られなかった、担当者が不在だった場合はすぐに折り返す。その際、応募に対するお礼と電話に出られなかった謝罪を伝える

 

今すぐ使える「TEL応募」の会話例

続いて、「TEL応募」に対応する場合の会話例を場面別にみていきます。


電話で応募受付をするときは、必要に応じて応募者に質問をしてかまいません。質問する内容は以下を参考にしてください。

 

《TEL応募時に質問する項目》
・氏名
・連絡先
・希望職種
・(必要であれば)年齢や持っている資格などを確認する
・(可能であれば)面接日時を確定させる

 

(1)応募受付、応募書類を依頼する会話例

《応募書類依頼時に伝えるべき項目》
・必要な応募書類を伝える(履歴書、職務経歴書など)
・受付期限を伝え、応募者がいつまでに書類を送付できるか確認する

 


企業「お電話ありがとうございます。■■株式会社です。」


求職者「○○と申します。求人に応募したいのですが、ご担当者様はいらっしゃいますか?」


企業「ご応募ありがとうございます。■■株式会社・人事部の▲▲です。どちらの求人広告からのご応募でしょうか?」

 

求職者「△△の求人サイトを見てお電話させていただいたのですが・・」

 

企業「△△ですね。ありがとうございます。では、求人応募の受付をさせていただきますので、5分少々お時間をいただけますでしょうか?」

 

求職者「はい。」

 

企業「ありがとうございます。それでは、お手数ですが履歴書と職務経歴書を弊社にお送りいただいてもよろしいでしょうか?」


求職者「かしこまりました。住所は求人サイトに載っている大阪市中央区の大阪本社の住所でよろしいですか?」


企業「はい、そちらの住所へお願いいたします。1週間以内にお送りいただきたいのですが、いつ頃お送りいただけますか?」

 

求職者「そうですね、5日以内にお送りできるかと思います。」


企業「ありがとうございます。では、念の為に○○様のフルネームとお電話番号を教えていただけますか?」


求職者 「○○ ○○です。電話番号は、●●‐●●●●‐●●●●です。」


企業「ありがとうございます。それでは、復唱いたします。○○ ○○様でお電話番号が●●‐●●●●‐●●●●ですね。」

 

求職者「はい、そうです。」


企業「ありがとうございます。それでは履歴書と職務経歴書をお待ちしております。よろしくお願いいたします。」


求職者「はい。かしこまりました。失礼いたします。」

 

企業「失礼いたします。」

 

 

(2)応募受付、面接日設定の会話例

《面接日設定時に伝えるべき項目》
・面接日時
・持ち物(履歴書、筆記用具など面接時に必要なもののみ記載)
・面接地(「本社」等だけでなく、住所も確認する)
・面接担当者
・選考がある場合はその旨も伝える(面接で聞く内容の一部や簡単なペーパーテストがある旨など)

 


企業「お電話ありがとうございます。■■株式会社です。」


求職者「○○と申します。求人に応募したいのですが、ご担当者様はいらっしゃいますか?」

 

企業「ご応募ありがとうございます。■■株式会社・人事部の▲▲です。どちらの求人広告からのご応募でしょうか?」

 

求職者「△△の求人サイトを見てお電話させていただいたのですが・・」

 

企業「ご応募ありがとうございます。■■株式会社・人事部の▲▲です。求人応募の受付をさせていただきますので、5分少々お時間をいただけますでしょうか?」

 

求職者「はい。」

 

企業「ありがとうございます。まずは、お名前と連絡先を教えていただけますか?また、ご応募いただく職種をお聞かせいただけますでしょうか?」


求職者 「名前は○○ ○○です。電話番号は、●●‐●●●●‐●●●●になります。営業職への応募です。」


企業 「ありがとうございます。では、早速面接に来ていただきたいのですが、よろしいでしょうか?」

 

求職者「ありがとうございます。ぜひ、お願いいたします。」

 

企業「面接日ですが、●月●日(●曜日)の●時はいかがでしょうか?」

 

求職者「はい、大丈夫です。」

 

企業「面接場所は大阪市中央区1-1-1の大阪本社となりますが、場所はお分かりでしょうか?」


求職者 「はい、大丈夫です。」


企業 「では当日は、筆記用具と履歴書、職務経歴書をご持参ください。代表の●●が面接させていただきます。」


求職者 「はい、よろしくお願いします。」


企業 「ありがとうございます。では、●月●日(●曜日)の●時に大阪本社にてお待ちしておりますので、お気をつけていらしてください。よろしくお願いいたします。」

 

 

(3)面接日設定が難しい場合の会話例
応募者のスケジュールと企業側が提示した面接候補日が合わない場合も考えられます。

 

その場合の対処法を確認しておきましょう。

 

1)こちらから再度電話する or 応募者に再度電話してもらう場合の会話例
※面接日を伝えるまでの流れは「応募受付、面接日設定の会話例」を確認してください。


その場での面接設定が難しい場合は、採用担当者がかけ直すか、応募者に再度電話してもらうかを選びます。

求職者に電話をかけ直してもらう場合、かけ直し電話がないまま応募がキャンセルになる可能性があります。

出来るだけ求職者の都合の良い時間を聞き、企業側からかけ直すようにしましょう。

 


企業 「ありがとうございます。では、早速面接に来ていただきたいのですが、●月●日(●曜日)の●時はいかがでしょうか?また面接場所は大阪本社となりますが、場所はご存知ですか?」

求職者 「大変申し訳ございません。●日にどうしても外せない用事が入っておりまして、面接の日程を調整していただくことは可能でしょうか?」


《こちらから再度電話する場合》
企業 「かしこまりました。それでは、●月●日(●曜日)の●時はいかがでしょうか?(別日程を提示する)」


求職者 「申し訳ありません。今スケジュール帳が手元になく、すぐにお答えできません。」


企業 「かしこまりました。では、いつ頃ならお分かりになられますでしょうか?」

求職者「本日帰社後でしたら分かります。確認後に、再度お電話をさせていただいてもよろしいでしょうか?」


企業「それでは、こちらからご連絡させていただければと思うのですが、何時頃ならご都合がよろしいでしょうか?」

求職者「●時なら大丈夫だと思います。」

企業「かしこまりました。では、本日●時に再度お電話をさせていただきます。よろしくお願いいたします。」

求職者「はい。よろしくお願いいたします。」

《応募者に再度電話してもらう場合》
企業 「かしこまりました。ではご都合のよいお日にちを、平日●時〜●時の間に人事部▲▲宛に再度ご連絡いただいてもよろしいでしょうか。」

 

求職者 「かしこまりました。人事部▲▲様宛ですね。では、また改めてお電話いたします。」

 

企業 「ありがとうございます。それでは、お電話をお待ちしております。よろしくお願いいたします。」

 

求職者「よろしくお願いいたします。」

 

 

2)メールで日程調整をするの場合
前項の「面接日を調整する場合」を確認してください。

 

【共通】面接日が決まったら

応募者対応 メールの画像

面接日が決まったらすぐに、確認のため「日時・場所・持ち物」などの必要事項を記載したメールを送ります。

 

日程と併せて、オフィスへの行き方や緊急連絡先を伝えるとより丁寧です。事前に定型文を作成しておくと良いでしょう。

 

忙しい応募者が調べる手間を省けるよう、企業側からメールを送るようにしてください。

 

面接日確認メール例

面接日が1週間以上先の場合、可能であれば面接日の1~2日前に下記のような「リマインドメール」を送ると良いでしょう。

 

そうすることで、応募者の面接のドタキャンや失念、日付間違いを防止することができます。

 


件名:明日の〇次面接につきまして
▲▲▲▲様

お世話になっております。株式会社●●●● 採用担当○○でございます。
この度は、弊社の中途採用にご応募いただき、誠にありがとうございます。

明日の〇次面接につきまして、再度ご連絡をさせていただきます。

 

【日時】〇月〇日(月) 18:00

 

【場所】○○株式会社 本社
    東京都港区・・・・・・
    *2階受付で内線#を押し、人事部○○までご連絡ください。

 

【お持ちいただくもの】
    ・履歴書
    ・職務経歴書

 

【緊急連絡先】
人事部○○ 03-XXXX-XXXX


当日体調不良などでお越しになれなくなった場合には、大変お手数ですがご一報くださいませ。

それでは、何卒よろしくお願いいたします。

 

—————————————————————

株式会社●●●●

○○ ○○

住所:〒000-0000 ○○県○○市○○町○○

TEL:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000

URL:http://ooooooooooo.co.jp

Mail:ooooooo@ooooooo.co.jp

—————————————————————

 

 

 

まとめ

応募者対応は求職者が初めて企業と接する、大事なステップです。


求職者が気持ちよく安心して次の選考へ進めるよう、相手の立場に立った丁寧な対応が大切です。

 

この記事を参考にして、ポイントを押さえた応募者対応の方法を実践してみましょう。


※この記事は、2019年10月現在の情報を元に作成しております。

 



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