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欲しい人材を採用したい担当者必読!採用成功のための【書類選考マニュアル】

カテゴリ:リクルーティングコラム 採用お役立ち情報

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採用活動の最初のステップである書類選考。書類選考では、応募者の中からいかに自社の欲しい人材を見極めるかどうかが大事なポイントです。

しかし、効率的な書類選考の進め方や合否判断のポイントが分からない、とお困りでありませんか? 今回は、採用のプロである私たちが、書類選考の流れから必ず見るべきポイントまで、書類選考を成功させるために知っておくべきことを分かりやすくお伝えします。

この記事をよく読み、応募者が自社にとって本当に欲しい人物かどうかを、書類選考で見極めるために役立ててくださいね。

書類選考とは

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まずは、書類選考の内容とその目的についてみていきましょう。

書類選考とは

応募書類(履歴書・職務経歴書など)のみで選考を行うことです。

書類選考の目的

書類選考の目的は、大きく分けて2つあります。

以下に目的と理由をそれぞれまとめましたので、確認してください。

1)面接する候補者を絞り、効率的に選考を行う

応募者全員と面接をすると、日程調整や面接に多くの時間を費やさなければなりません。

そのため、書類選考で事前に面接する候補者を絞り、効率的に選考を行います。

2)事前に応募者の情報を知り、活躍可能な部署を検討する

良い人材であれば、応募のあった職種以にも活躍できる部署があるかもしれません。

そのため、事前に応募者の応募書類を確認し、採用を検討している部署との連携や調整を行います。

書類選考を行う前にやっておくべき 2つのこと

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次に、書類選考を行う前にやっておくべきことを2つ紹介します。

(1)求める人物像についてまとめておく

書類選考では、効率的に選考を進める必要があります。

書類選考の際に判断しやすいよう、求める人物に必要な経験・スキル・知識をまとめておきましょう。

(2)評価基準を決めておく

書類選考では「何ができて、何ができないのか」を把握しておくことが必要です。

書類では応募者の人柄や性格、コミュニケーション能力といった要素の見極めは難しいため、資格や免許などを元に選考しなければなりません。

たとえば、英語能力を見極める場合には、TOEICのスコアを評価項目として「450点以下は選考を見送る」「600点以上は優先的に採用する」といった基準を決めておくと、採用にかかる時間を削減できます。

また「書類選考では見極めに向かない」要素である人柄や志望度、熱意という評価についても、対応は可能です。

たとえば、新商品を他社へ販売するためのプレゼン方法を応募書類として提出してもらい、応募者の論理的思考力や自社の経営理念に対する理解度を知るという方法をとることで、面接などの採用活動の工数削減が期待できます。

書類選考の流れ

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続いて、書類選考の流れを詳しく説明します。

書類選考の流れ

【1】応募書類の依頼、受付
【2】応募書類の記載内容の確認
【3】合否判断
【4】選考結果の通知

【1】応募書類の依頼、受付

《応募書類の依頼方法》
求人に応募があったあと、応募者に応募書類の提出を求めます。

どのような書類をいつまでに、どの方法で受け付けるのかを応募者に提示する必要があります。


 ・郵送

 ・Eメール

 ・転職サイトからのエントリー

 ・FAX

 ・直接持参

Eメールによる受付の場合は、通常メールと混同したり、見落としたりしないように、採用専用のEメールアドレスを用意しましょう。


 ・履歴書(写真貼付)

 ・職務経歴書

 ・志望動機書

 ・業務経歴書

 ・自社専用の応募用紙

 ・その他(作品、小論文、作文など)


一般的には、「応募書類=履歴書+職務経歴書」のことをいいます。


そのほか、「志望動機書」や「作文」を求めたり、募集職種によってはその能力・技量を見るために「作品」の提出を求めたりするケースもあります。

また、幹部候補・営業職・研究開発職・技術職(エンジニア)・専門職など、専門的な知識や保有資格・経験などが特に重視される場合には、職務分野のキャリアに絞った「業務経歴書」の提出を求める場合もあります。

【2】応募書類の記載内容の確認

応募書類が届いたら、指定した応募書類が揃っているか確認し、揃っていたら応募書類の内容を確認します。

《書類選考で確認する点》
全体 ・体裁は合っているか
・ビジネスマナーに沿っているか
・書き方が丁寧か など
学歴・職歴 ・勤続年数
・職務の一貫性(矛盾していないか)
・転退職理由はきちんと書いているか など
免許・資格 ・内容
・取得時期
・職務との関連性 など
本人希望欄 ・内容 など

 

【3】合否判断

応募書類の記載内容をもとに合否判断をします。

《合否判断ポイントの例》
● 基本的な部分は求める人物像とマッチするか
(表現力や文字の丁寧さ、写真の印象、意欲の高さなど)

●「募集条件」を満たしているか
(合致していなくてもそれを補う能力や経歴、入社後に活躍する可能性を感じるか)

● 次の選考過程(筆記試験や面接)で、もっとこの人物の人柄や能力・経歴について詳しく知りたいと思えるか

【4】選考結果の通知

選考結果の連絡方法は企業によって異なりますが、主にメールや電話、書面などによって行われます。

結果が出たら、速やかに応募者へ知らせましょう。

必ずチェック! 書類選考で見るべきポイント

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書類選考の流れを把握できたら、採用ターゲット別に応募書類で見るべきポイントを確認しましょう。

応募書類で採用担当者が見るポイント

経験者と未経験者では、見るポイントが違います。

以下に、応募者が経験者・専門職、未経験者、ポテンシャル採用の場合の見るべきポイント例を挙げていますので、参考にしてください。

《経験者・専門職の場合》

《未経験者・ポテンシャル採用の場合》

 文書作成スキル・ビジネスマナー

 募集条件のスキル・経験

 資格の有無

 マネジメント経験

 文書作成スキル・ビジネスマナー

 志望動機、やる気

 前職の勤続年数、転職理由

 自己PR

また、それぞれのポイントを見ると何がわかるのでしょうか。下の表で確認しておきましょう。

見るポイント

何がわかるのか

 文書作成スキル・ビジネスマナー

 社会人として最低限の言葉遣いや、適切な行動ができるか

 募集条件のスキル・経験
 資格の有無

 入社後すぐに活躍できそうか、これまでの経験に一貫性があるかどうか
(書いている内容だけでは判断が難しいので、面接で実態確認が必要)

 前職の勤続年数、転職理由

 どの程度の期間、自社で勤務してくれそうか(耐性など)
(前向きな転職理由なのかどうか、面接で具体的に聞く必要がある)

 志望動機、やる気、自己PRなど

 応募者の会社に対する関心、熱意
(「これまでの経験を生かせそうだから」「サービス・商品に将来性を感じた」など抽象的な内容の場合、第一志望でない可能性があるため、慎重な判断が必要)


※応募書類上で分からないことは、面接選考で直接応募者に聞けるよう、疑問点を控えておくとよいでしょう。

まとめ

書類選考は、学歴、職歴やスキルなどから、自社の求める条件に合う人材かどうかを判断する採用の最初のステップです。

これを適切に行うことによって、その後の選考の辞退率や入社後のミスマッチを最低限に抑えることができ、効率的な採用活動が実現できます。

この記事を参考にして、自社が欲しい人材を見極められる書類選考を行ってくださいね。

 

※この記事は、2019年11月現在の情報を元に作成しております。


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