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人事とは?採用から人材育成まで従業員と密接に関わり合う管理業務

カテゴリ:リクルーティングコラム

人事部は、経営資源で最重要な「ヒト」に関するあらゆる業務を担当する、企業の管理部門の一つです。採用から退職までの人員管理をはじめ、給与計算・労務管理など業務範囲は多岐に渡ります。従業員や経営者と直接関わる機会が多く、人事担当者の人柄や知見を存分に発揮できるのも魅力です。

中小企業では「社長の右腕」と呼ばれる人が人事部の機能を担っているケースもみられます。この記事では、人事の仕事について、5つのポイントに別けて解説していきます。

1.組織内の人員計画と管理

組織をスムーズに運営するには、人事計画や日常の管理業務が大切です。人事計画は部門を横断した大局的なものとなるため、企業の管理部門である人事部が担当することになります。人員の採用から退職までの業務の流れについて解説します。

1-1.採用(新卒・中途)

採用活動は、人事部にとって最も大切な業務として位置付けられています。入社後のミスマッチを最小限となるよう、業務の経験値や人柄などの情報を細かく収集することが、採用活動を成功させる第一歩です。応募者とのコミュニケーションだけでなく、求人情報を取り扱う会社の担当者、学校の就職課など対外的なやり取りも発生します。そのため、礼儀正しさやヒアリング力をはじめとするヒューマンスキルを活かせるのが特徴です。

1-1-1.求人情報の発信

募集情報(求人票)の発信も、人事部が担当します。応募の判断基準となる業務内容や労働条件などの情報を、わかりやすく正確に伝えることが大切です。募集する職種や雇用期間によっては、派遣会社や人材紹介会社の担当者とやり取りを行うケースもあります。

今日では求職者は採用サイトを見て情報を吟味したうえで求人応募を行うことが一般的です。トルーなどを使用してWEBサイトを構築し、動画や写真を活用した職場情報の提供に取り組むことも、重要な人事戦略の一つです。

1-1-2.選考手続きと内定後の対応

求人への応募を受けた後、書類選考や面接等を行って内定者を決定します。人事部が面接するケース、現場管理職が面接するケースなどさまざまですが、選考基準や面接の進行方法について人事部がガイドラインを作成する点では共通です。新卒採用の場面では、エントリーシートの審査や就職説明会(セミナー)への参加、や内定者懇談会の実施も加わります。内定者が決まった後は、雇用契約の取り交わしや入社前のガイダンスを実施し、入社前の質疑応答にも対応します。

1-2.人事異動

経営戦略の変更や従業員のキャリアアップに応じて、人事異動を行うケースがあります。異動対象者への説明や合意形成、異動前後のサポートも、人事部の業務です。人事異動の3パターンについて、チェックしておきましょう。

1-2-1.異動(配置転換)

役職や職務の変更、あるいは従業員の能力開発を目的として、社内間で実施されるものです。複数の拠点を持つ企業の場合は、転居を伴う異動も想定されます。本人希望での異動と会社命令での異動に分かれますが、後者の場合には従業員や家族の生活環境への十分な配慮が必要です。

1-2-2.出向(在籍出向)

勤務先の企業(出向元)に在籍したまま、別の企業で一定期間勤務させることをいいます。子会社でマネジメント経験の蓄積や、関係性の深い企業との人事交流など、目的はさまざまです。給与支払などの労務管理は出向元で行うので、出向先担当者と定期的に情報交換をします。

1-2-3.転籍

自社での雇用契約を終了させた上で、他社で新たな雇用契約を結ぶことをいいます。人件費を削減する目的で設立した子会社に転籍させる事例や、M&Aに伴う転籍事例が代表的なものです。転籍を行うには対象者の合意が必須なので、転籍後の労働条件や自社の退職条件などを長期にわたり話し合うケースもみられます。

1-3.退職

人事部としては、退職する従業員の社会保険・雇用保険の資格喪失手続きや退職金の支払いといった事務手続きが業務のメインです。退職者から各種証明書の発行請求を受けた時も、人事部が対応します。なお、人事部に直接退職願(退職届)が提出された場合は、退職希望者が所属する部署の上司に相談するよう案内します。

2.等級および評価の制度

個人の能力を正当に評価して適切な待遇を提供する目的で、人事評価制度を導入する企業が増加中です。国でも、人材確保等支援助成金(人事評価改善等助成コース)を導入し、従業員への適切な評価を支援しています。評価システムの中身について、簡単に確認してみましょう。

2-1.等級制度について(職能、職責、スキルなど)

従業員が持つ能力やスキル、役割に応じてランクづけを行う制度が、等級制度です。同一労働同一賃金制度が義務化された中、判断基準ごとのランクを明確化する方法として注目され始めています。職種や評価に応じて賃金を定める「号俸表」や、スキルの見える化を推進する「スキルマップ」が、等級表の一例です。最低賃金をはじめとする経済情勢や同業他社の賃金動向を確認しながら、人事部から経営層に賃金見直しの提案をする場面もあります。

2-2.評価制度について(成果、能力、資格、勤務態度、目標管理など)

従業員のモチベーションや企業の生産性を向上させる目的で、人事評価制度を導入する企業があります。業務の成果や目標を定期的に管理した上で、従業員の給与改定・役割変更の判断材料として用いられています。企業の給与体系や経営戦略に直結する内容のため、人事部が経営層や現場管理職と協議しながら、評価内容のすり合わせを行なって制度を構築するのが一般的です。評価者による判断のブレ(エラー)を防ぐため、評価者研修を実施する企業もあります。

3.報酬や福利厚生

給与やボーナス(賃金)の額は、先ほど説明した人事評価の結果を参考にしながら、企業それぞれのルールによって査定されます。賃金とは別に、従業員が安心して働けるよう福利厚生制度を設ける企業が大多数です。給与と福利厚生の仕組みについて説明します。

3-1.報酬の制度

報酬は一般的に「賃金」と呼ばれており、従業員の能力や成果(労働の対償)に対して支払う金銭です。基本給として、月給制で働く人(主に正社員)の場合は毎月決まった額が、時給制で働く人(主にパートタイマー)の場合は実働時間に応じて計算された金額がそれぞれ支払われます。

基本給に加えて、役割ごとの手当や時間外労働(残業・休日出勤)・深夜労働に対する手当も支払われます。毎月1回以上決められた日(給料日)に、従業員本人に全額支払うことが労働基準法でのルールです。なお、近年では給料日を待たずに給与の一部の支払いを受けられる「前給制度」を導入する企業もみられます。月給とは別に、季節や決算期ごとに賞与(ボーナス)を支払う企業も多いです。

3-2.福利厚生制度

福利厚生制度は、法律により実施が義務付けられている法定福利厚生(社会保険への加入)と、企業独自の基準で提供する法定外福利厚生の2つに分けられています。例えば、資格取得への支援やレジャー施設の優待割引といったものです。

従業員のライフスタイルが多様化しているため、多彩なメニューを用意する福利厚生代行サービスを導入する企業が増えています。企業主導型保育施設や介護サービス機関との提携も、家庭と職場の両立を支援する福利厚生制度の一種です。

4.労務管理

給与計算や社会保険・雇用保険等の手続きは、企業の管理部門である人事部・総務部で行うのが一般的です。業務を進める際に、行政機関や社会保険労務士などに相談する場面も出てくるでしょう。労務管理をどのように進めていくかを説明します。

4-1.給与計算

給与計算は、人事部の業務の中でも特に責任が大きな業務です。従業員の業務の対価であり、生活の糧でもある給与を支払うため、期日を厳守し、かつ確実な作業が求められます。従業員ごとに労働時間や出勤日数を集計し、残業代や休日出勤手当、歩合給などを計算します。

給与から控除した社会保険料や住民税・源泉所得税の額を経理部門に知らせるのも、人事部の役割です(支払いまで人事部が行う企業もあります)。毎月決まった時期に業務が集中する傾向ですが、クラウド型タイムレコーダーといったサービスの活用などにより省力化が進みつつあります。

4-2.社会保険関係の手続き

従業員の入退社、あるいは労働条件の変更に伴う社会保険・雇用保険の手続きも行います。労働保険の年度更新申告書や、健康保険料・厚生年金保険料の算定基礎届を作成・提出する業務も加わり、6月下旬が繁忙期と考える人事担当者もいるようです。

育児休業や介護休業に関する給付金や高齢者雇用継続給付の申請などもあり、従業員の暮らしを守る重要な役割です。従業員の住民票や戸籍謄本(戸籍全部事項証明書)などを通じて個人情報やマイナンバーを目にする機会が多く、高い守秘義務が求められます。

4-3.労働環境に関する相談対応

従業員あるいは部門責任者から寄せられる、ハラスメントや労働条件などの相談への対応も、労務管理として重要な業務の一つです。メンタル不全といった健康面の相談など、産業医等と連携して対応を行う場面もあります。客観的な立ち位置を保ちつつ、相談者の状況に寄り添った対応が大切で、対応次第でモチベーションに影響するといっても過言ではありません。

社内すべての部門の情報が得られる関係性を日頃から構築しておくと、相談対応を行う場面が訪れてもスムーズに対応できるでしょう。

5.人材育成・能力開発

従業員の能力を最大限に発揮させ、企業の生産性向上を継続していく上で、人材育成は重要です。人事部では、現場からの要望を踏まえて人材育成・能力開発計画を立てることになります。どのような流れで人材育成・能力開発を計画するかを確認してみましょう。

研修 目的 効果
Off-JT(座学研修) インプット 業務で必要な知識を習得する
OJT(実地研修) アウトプット 現場で実務を習得する

いずれも各部門の現場で企画・実施すると思われがちですが、統一した業務品質を確保する目的で、人事部が関与する場面は少なくありません。教育専門の部署や人員を配置する企業や、入社時研修の一環として就業規則や企業理念の説明を行う企業もみられます。外部のリソース(講師・研修機関)を活用する場合には、研修メニューの打ち合わせや施設利用日程の調整にも携わります。

5-2.能力開発

従業員の能力開発は、提供するサービス・商品の差別化を図り、企業が永続していくために必要不可欠です。AIやIoTといった技術が普及し始めていますが、それらの技術を業務にふさわしい場面で活用するためにも、従業員(人間)が持つ知識のアップデートが求められます。入社後の能力開発研修は主に2つに分けられますが、複数名での集合研修が一般的なので、e-ラーニングやテレビ会議を活用する企業もあるようです。

5-2-1.階層別研修

管理職や中堅社員・若手社員のように、ポジションに合わせた課題や目標を提示し、期待される役割の自覚を促す研修です。職務の遂行能力を高めた上で、さらなる目標へ取り組む土台づくりを行う一面もあります。

5-2-2.業務別研修

担当職務で必要な技術や知識を強化し、生産性向上につなげる研修です。年長社員が若手社員のチームを結成し、技術継承を行う目的で実施されるケースもあります。

5-3.自己啓発

従業員のスキルアップや能力開発をサポートすることも、人事部の役割です。業務に役立つ資格の取得支援や、外部研修会に参加する際の費用・時間への配慮など、会社としての施策を企画・運営します。福利厚生の一環という見方もできますが、従業員の学ぶ意欲とモチベーションの向上を目指すことを考えると、自己啓発研修と位置付けることも可能です。従業員が持つ能力を発揮できるポジションを提供し、長期勤続を促進する目的で、社内公募制度や社内FA制度を設ける企業もみられます。

まとめ

人事部の仕事は、人材の採用・退職に関する業務だけでなく、給与計算・労務管理など多岐にわたります。人材育成や人事異動の計画に関しても、従業員を適材適所に配置して企業の生産性を向上させるという、経営戦略の遂行に関わる業務です。近年、働き方の多様化やパワハラ防止規定の法制化に伴い、従業員からの相談を受ける場面も増える傾向もみられます。

従業員が安心して働き、企業が成長し続けていくには、人事部員がコミュニケーション豊かに活躍していくことが必要不可欠です。トルーを使って魅力ある採用サイトをつくり、企業の理念にマッチする人材に出会いましょう。国内の主要な求人検索エンジンと連動、求職者の目に留まるチャンスも広がります。

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