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採用管理システムとは?利用するメリットやサポートする機能の例を紹介

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採用管理システムのイメージ

採用活動は、求人広告や自社のサイトで募集して、応募があったら選考し、内定者に対してはそのあとのフォローなど、実にたくさんのタスクがあります。これを効率化するのが採用管理システムです。

募集サイトや応募受付フォームの作成、応募者ならびに社内の連絡調整などの採用業務にかかる作業負担を軽減し、また採用ノウハウを蓄積・分析して以降の活動に役立てるために利用します。本コラムでは採用管理システムを使うメリットやよくある機能、選び方を紹介します。

採用管理システムを使うメリット

採用管理システムを使うメリット、イメージ

採用管理システムを使うメリットは、作業の効率化やノウハウの蓄積にあります。採用にはフェーズごとにさまざまな業務があり、応募者の人数が増えれば増えるほど、業務は複雑化します。これを解決してくれる1つの方法が採用管理システムです。では、具体的にどんなことができるようになるのでしょうか。システム利用の採用活動における課題から考えてみましょう。

採用にかかわる手間を省ける

採用活動はいろいろとやることが多く、募集ページの作成から最終面接までさまざまな手順があり、関係する担当者もその都度変わる場合があります。仕事内容もデジタルからアナログまでさまざまですが、時間も予算も限られているなか、できるかぎりスピーディに効率よく進めなくてはなりません。ここが採用活動の難しいところです。

採用フロー全体としては、まず採用計画を立て、広告等で募集を行い、会社説明会を企画・開催し、書類選考や面接を実施し、採用が決まったあとは内定者フォローなど、さまざまな過程を経て、ようやく一人の人を採用できます。

各段階で行う業務も細かく、たとえば募集ページを作成したとしても、どれくらいのアクセス数があり、応募がどれだけあったのかを把握し、施策の成果を追っていかなくてはなりません。一人ひとりの応募者に対しては、採用フェーズごとに適切な対応をすることも必要です。そして、これらは日々変化していくデータであるため、人手かつ紙ベースで管理することは容易ではありません。

この点、採用管理システムであれば、応募者が多数いても一括管理ができ、毎日データを上書きする手間が省けます。どんな応募者がいるのかを募集している部門や経営陣と共有したり、面接の評価を他の担当者に共有したりするのも簡単です。応募者ごとの選考状況もすぐに確認することができるので、社内の報告業務を減らしつつスムーズに業務を進められ、連絡漏れによるミスも防止できます。

採用活動を分析するためのデータを蓄積できる

最適かつ効率的な採用活動をするには、採用に至った成功パターンを持つことが重要です。募集サイトの原稿はどんなことをアピールしたか、あるいはどんな媒体を使って求人し、その結果はどうだったのか、実際に採用に至った人はどんな経路で応募してきたのか……といったことを分析できれば、コストパフォーマンスの高い採用活動ができるようになります。

そのためには、採用活動のデータをできるだけ多く集めなければなりません。しかし、人手に任せるだけでは、分析に必要な量のデータを集めるのは至難の技です。そこで、採用管理システムが活躍します。採用管理システムなら、募集経路から採用までのデータをすべて簡単に管理できます。採用管理システム単体ではなく、システムで集積したデータを別のサービスで分析できるようにCSVファイルでデータ出力できるものもあります。

専用のITインフラや開発の必要がない

「採用管理システムが必要ならば自社で作ればいい」と考える会社もあるでしょう。しかし、それは賢明な選択ではありません。なぜなら、システムを一から自社で構築するのはコスト面から考えて現実的ではないからです。自社内にシステム開発を行えるだけのスキルと経験を持つ人材を選ぶところからスタートしなければならないので、完成まで非常に時間がかかります。

では、システム構築を諦めなければならないのかというと、そうではありません。幸いなことに世の中にはすでに優れたシステム・サービスが提供されています。よほど特殊な募集でないかぎりは、既存のサービスやシステムをうまく活用するのが最も早く成果を出せる方法といえます。

採用管理システムの最近の主流は、初期費用を抑えられるクラウド型のサービスです。クラウドなので自社でサーバを持つ必要もなくすぐに利用できますし、一般の人でも利用しやすいように工夫されているので、プログラミングなどの専門知識も必要ありません。大きなストレスを感じることなく、スムーズにシステムを導入できるのがメリットです。

採用のベストプラクティスを相談できる

ただ、一般の人が使いやすくできている採用管理ツールといっても、誰でもすぐに使いこなせるとは限りません。新しいものを使い始めるわけですし、正しく使えなければ本来の効果も望めません。ですから、どんなシステムであっても最初のうちは使えるようになるまでしっかりサポートしてもらう必要があります。

ですから、採用管理システムを提供している会社を選ぶ際は、機能面だけでなくサポート面も考慮すべきです。アフターフォローがしっかりしていない会社を選んでしまうと、せっかくシステムを導入したのにすぐに使えないことになり本末転倒です。

サポート面を重視して比較検討する際には、使い方のサポートがあるのはもちろんのこと、広く採用活動についてアドバイスや提案をしてくれる会社を選ぶことをおすすめします。自社の業界ニーズにあった採用成功ノウハウを持ち、広告や募集内容、応募フォームの作成、面接のノウハウなど、採用に関するさまざまな悩みに対して真摯に相談に乗ってくれる事業者にまかせるのが良いのではないでしょうか。

採用管理システムのおもな機能

採用管理システムの主な機能、イメージ

採用管理システムは、人手や紙ベースの管理ではできないことができるようになる優れものです。では、具体的に採用管理システムにはどのような機能があるのでしょうか。詳細な機能は製品により異なりますが、いくつか代表的なものを紹介します。

募集サイトの作成

採用管理システムには、募集サイトの作成が自社でできる機能が備わっているものがあります。現在、採用活動の多くがネットで行われており、特に募集サイトの作成はほとんどの会社が実行している重要な採用施策です。ただし、外部に制作を委託すると大きな費用がかかってしまいますし、修正の度に依頼が必要となり煩雑です。また、募集サイトは運用も重要なので、できるなら自社で作成するのが理想です。

募集サイトを自作できる機能についてチェックすべきポイントは、サイト制作の素人でも作れるかどうかです。自社にプログラム知識がある人がいなくても求人票の内容や応募フォーム等まで手軽に作れるかどうか、特別なスキルがない担当者でも作成できるかどうかチェックしましょう。どこまで自分たちでできるのかを確認しておくことが大事です。

どうしてもコンテンツの制作を自分でできない、あるいはコストをかけても専門家に任せたい場合は、プロに頼めるオプションサービスの利用をおすすめします。そのうえで、小さな修正は自身でもできるようにするというのもいいでしょう。

募集広告の管理

採用活動で必ずといっていいほど利用するのが募集広告です。採用にかけられる予算には限りがありますから、費用対効果の高い広告を出すことはどの会社にとっても重要課題です。

したがって、採用管理システムを検討する際には、どこまで広告のパフォーマンスを検証できるかが大事です。たとえば、最近流行りの「indeed」や「求人ボックス」などの求人検索サイトへの出稿管理機能や結果の分析機能があれば、パフォーマンスの最適化につなげることができます。

Indeedは入札型の求人検索サイトで、クリック・閲覧されてはじめて広告料金が発生する「クリック課金型」という方式を採用しています。クリック単価は入札形式で決まり、そのときの状況次第で変動します。こうしたIndeedなどの広告を管理していく際にはデータの分析・運用が重要になるので、データ管理ができるシステムは非常に役に立つのです。

募集内容に応じた担当者の割り当て

職種ごとの採用を行っている会社は多いですが、応募ページや応募先は職種でわけずに1箇所であることが多いはずです。いったん一括で受け入れて、そのあと社内で担当者に振り分けるという作業をしているところが多いのではないでしょうか。これは、応募者が少ないなら問題ありませんが、数が増えるほど振り分けに手間と時間がかかります。

理想は、職種ごとに採用担当者が異なる場合は、募集内容に応じて担当者・関係者へ通知を割り振ることです。採用管理システムにはこの振り分け機能があります。この機能があると応募者データが混乱することなく確実に担当者に届くので非常に便利です。採用管理システムを入れるなら、この機能がついているかどうかをチェックしてみましょう。

担当者と応募者の面接日程の調整

応募者を面接する場合には、応募者と社内の関係者とのスケジュールを調整する必要が出てきます。基本中の基本の業務ですが、応募者が多くなればなるほどそう簡単ではありません。関係者全員の日程を合わせるだけでも大変なのに、それを管理し、いつでも誰でも確認できる状態にしておく必要があります。

スケジュール変更に柔軟に対応しなければならない場合も出てくるでしょう。きちんと担当者を決めて連絡方法を一本化しておかないと、連絡漏れのリスクが高まり、採用活動に大きな支障が出るおそれがあります。

こうしたスケジュール管理はシステムが得意とするところです。誰がいつ何をするのかが一目で把握できるので、連絡ミスなどを防ぎ、スケジュール通りの採用を行えます。Googleカレンダーなど、いつも利用している外部サービスとの連携ができるとより効率的です。採用活動のためだけに別のツールを入れたり覚えたりすることがないので、採用担当者の負担を軽減できます。

応募者データとコミュニケーション機能

採用管理システムの機能でとても便利なのが、応募者のデータと採用プロセスにおけるメッセージ履歴を参照できる機能です。一人の人に対して応募者の段階と採用者の段階とでデータをわけて管理してしまうと、応募や面接のときの情報にすぐにアクセスできず、調べ直す手間がかかってしまいます。

一人の求職者に対して応募から採用、入社までの全データを一元管理できれば、非常に効率的な採用活動になり、入社後のコミュニケーションもスムーズです。こうした連携作業はやはりシステムの得意分野です。全データをまとめて参照できるので、直接の採用担当者以外の社員に内定者に関する情報を周知することも可能です。

分析のためのデータ出力

採用活動は、戦略的に行わなくてはなりません。どんな戦略が良いのかは会社ごとに異なりますし、状況も刻々と変わりますので、これで良いという正解はありません。それぞれの会社が自社のニーズを考えながら、PDCA(Plan:計画→Do:実行→Check:評価→Action:改善)サイクルを回し、改善をし続けることが重要です。募集を行うなら、どういった募集内容や広告媒体が有効であるかなどの分析をし、今後の採用活動に活かすことが求められます。

たとえば、広告一つとっても、どの広告媒体を選ぶのか、広告料金は適切か、募集内容は魅力的になっているか、応募フォームの項目は必要かつ十分かといったことを、ユーザーデータをきちんと集めて分析し、よりよい採用につなげる必要があります。採用管理システムを利用すれば、こうした分析に必要なデータを蓄積し、いつでも取り出せる状態にしておけます。

まとめ〜採用戦略に合わせたシステムを

採用戦略に合わせたシステムを

採用管理システムは、世の中に非常に多く数存在しています。新卒または中途に特化したもの、特定の媒体やエージェントだけに特化しているものや、オンラインで面接もできるもの、募集サイト制作がないもの、分析に重きをおくもの、内定者とのコミュニケーションや入社までのトレーニングの機能がついているものなどさまざまなサービスがあるので、迷ってしまうかもしれません。

金額も数千円〜数十万円とまちまちであるため、金額だけで比較するのも難しいところです。採用管理システムを導入際のポイントは、募集する人の職種、媒体、予算などの採用戦略にあわせたものを選ぶことです。

もし、どのサービスを利用したらいいのかわからないのであれば、トルーを検討してみてはいかがでしょうか。トルーは月額1万円からご利用いただける採用マーケティングツールです。かんたんに採用サイトや応募フォームを作成することができ、応募者の管理機能、求人検索サイトの広告パフォーマンス分析機能もついています。

LINE応募や求人票や応募者のCSV一括ダウンロードなど多彩なオプション機能も用意されているので、各企業様にあった活用方法が可能です。専用担当者によるサポートで、採用戦略のアドバイスももらえ、戦略的な採用活動が実現できます。

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※この記事は2020年7月の情報を元に作成しています。

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