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人事の忙しい時期とは｜乗り越えるための対策と必要なスキル・資格

更新日：2023.1.19

公開日：2023.1.19

カテゴリ：リクルーティングコラム

タグ：　スキル, 人事, 対策, 忙しい, 資格

企業の人事部で働いている方には「毎年の繁忙期は仕事が増えて大変だ」、「年中忙しい気がする」といった悩みを持つ方も少なくないでしょう。

企業の人事部の業務には、どうしても忙しくなってしまうタイミングがあるのです。

そこでこの記事では、人事部で働く方の業務の繁忙期と主な業務内容について明確にし、忙しい時期を乗り越える方法を紹介します。

人事部の人が身に付けておくと今後の業務の効率化が期待できるスキルについても6つ紹介していますので、ぜひ最後まで読んでみてください。

人事が忙しい時期・閑散する時期はいつ？

企業の人事部の方には年中忙しいと感じている方や業務が比較的集中しない時期が明確になっていない方もいるのではないでしょうか。

ここでは、企業の人事部の方の業務の繁忙期と閑散期のタイミングを解説します。

人事が忙しい時期

どのような部署の業務にも繁忙期があり、人事部の業務も例外ではありません。

人事部の繁忙期は毎年5回と毎月末の給与計算で、この時期になると残業が多くなる傾向があります。

人事部の方の中には、労務の業務も兼任している方も少なくありません。

給与の計算ミスは許されないため業務を正確にこなさなくてはならず、ダブルチェックも入念に行う必要があります。

以下は、毎年5回ある人事部の繁忙期です。

特に業務が集中してしまう春と秋の時期、そして毎月末が人事部の繁忙期です。

人事が閑散する期

人事部の業務に繁忙期があるのと反対に、比較的業務が重なりにくい7月〜9月と11月が閑散期といわれています。

中途採用が活発化するのが有給消化や賞与の支給後になるため、中途採用の業務が比較的少ないことが理由として挙げられるでしょう。

ただしインターン制度を導入している場合には大学生の夏季休暇が8月〜9月であるため、インターン生の対応をしなくてはならない場合には、閑散期にならないこともあります。

※あわせて読みたい
【採用とは？人事の採用担当が知っておくべき、新卒・中途採用の基本】

人事が忙しい時期・通年の主な業務

人事部の業務が忙しくなってしまう原因は、時期的に業務量が増える仕事があると同時に1年を通して行う業務があるためです。

ここでは人事部の業務が集中してしまうタイミングとその業務、そして通年で行わなければならない主な業務について、詳しく説明します。

採用活動

人事部の採用活動は主に新卒採用と中途採用の2つがあります。

新卒の場合は、毎年6月に新卒採用が解禁されるため、1月ごろから新卒の採用計画を作成しなければなりません。

また3月から企業の新卒説明会が解禁されることから、会場の設定や資料作成などの準備が必要となります。

そのため新卒採用については、1月から6月が繁忙期となるのです。

中途採用の場合は1年を通して行われることも少なくありません。

1年のなかでも特に、7月〜8月ごろから有給消化後や賞与の支給後に新しい職場や職種に転職しようと考える求職者が増える傾向にあるため、10月ごろが中途採用の活発化するシーズンとなります。

教育・研修

新卒採用の開始に伴い増える人事部の業務には、内定者の選考やフォローのほか新入社員向けの教育や研修があります。

内定者のフォローは、内定者と社員の顔合わせの場を設ける内定者懇談会の日程調整や、会場の選びなどの準備で忙しくなるでしょう。

また、内定後入社が確定した新入社員のための入社式や基本的なビジネスマナーの研修である新人研修も人事部の業務となります。

中途採用の場合でも、自社の環境や業務に馴染めないと、離職してしまう可能性があるでしょう。

そのため、中途採用者も活躍できるようOJTを行う必要があります。

新卒の採用から内定者の選定だけでなく、中途採用も含めて採用した人材がその後入社し現場で新入社員が働きだすまで人事部は忙しいのです。

異動・昇給の査定

人事部の仕事には採用活動だけでなく、社内の社員の異動や昇給が自社に適切かどうか、査定することも含まれます。

社員が昇給や給与に不満を持った場合には、社員の離職やパフォーマンスの低下につながりかねないため、賞与や昇給に関する査定は、社員のモチベーションに直接影響する重要な仕事です。

社内の社員の異動の決定や昇給の査定は、正確さと公平さが求められることから、場合によっては社員と評価基準に基づいて、直接面談を行う必要があるでしょう。

社員の部署異動は幅が広く、自己申告制度から社内公募、FA制度など多岐にわたるため、すべての社員の要求を満たすことは難しいながらも、最適な配置を行うことが求められます。

労務管理

労務管理の業務も兼任している人事部の担当者も少なくありません。

労務管理の主な業務は、労働時間管理と給与計算、労使関係管理業務です。

労働時間管理とは、社員1人1人の出勤から退勤時間、欠勤や遅刻、休日取得の有無などを数字で管理することで、給与計算・労使関係管理業務は社員の給与を残業や手当なども含めて算出したり、社員の福利厚生といった労働に関することを管理する業務となります。

労務管理では、以下の点に気を付けて業務を行う必要があります。

※あわせて読みたい
【【人事部の仕事】年間のスケジュールを解説。春から冬までの主なイベントと通期で担当する業務】

忙しい時期に追われない人事対策4つ

人事部で働く方の中には「業務が忙しすぎて大変」、「業務を効率化させる方法を知りたい」と思っている方もいるでしょう。

ここでは、人事部の業務に追われないための対策方法を4つ紹介します。

人事計画の見直し

人事部の業務では、業務が集中しにくい閑散期もあります。

業務を改善するためには、年間スケジュールを立ててもれなく把握することが重要です。

時間に余裕のある時期に、先の仕事の準備を整えておくと良いでしょう。

例えば7月～8月といった中途採用が活発化しない閑散期には、10月から活発化する中途採用に備えて、中途採用の準備を行ったり、今年の新卒採用を振り返り、次年度の新卒採用の採用計画の枠組みの作成を行うことで繁忙期の業務の負担を軽減できます。

人事管理システムの導入

採用管理システム（ATS）とは、採用に関する業務を一元化して管理できるシステムです。

採用管理システム（ATS）を導入することで、応募者情報の管理や面接日程の調整など各求人ポータルサイトと連携した応募状況の確認や、社員同士で選考状況の共有が可能になります。

採用管理システム（ATS）にはさまざまな製品があるため、導入する際には予算とコストの兼ね合いや現状社内で改善すべき点を補ってくれる機能などを中心に、自社に適した採用管理システム（ATS）を選ぶことが重要です。

人事業務のアウトソーシング

人事部では、社内の採用業務のリソースが足りていないこともあるでしょう。

社内のリソースが足りない場合は外部に採用業務を委託することで、採用業務の負担の軽減と業務の効率化が期待できます。

多くの採用代行業や人材サービスは採用を専門としているため、専門知識やノウハウを有しているのです。

ただ単にリソース不足の問題を解消できるだけでなく、採用代行業や人材サービスの業務をチェックすることで、自社の採用業務の行い方と比較し、社内に採用業務のノウハウを蓄積することもできるでしょう。

社内コミュニケーションの活発化

人事部の採用活動では、人事部内でのコミュニケーションだけでなく、他部署と連携することが重要です。

人事部内で相談できる人を見つけることで、採用業務の進め方について相談でき見直しできたり、社内の他部署の声を聴くことで、新たな視点が持て、通常業務に活かしたりできます。

自身の行っている業務の進め方の確認や採用計画の改善のためにも、社内のコミュニケーションを積極的に行いましょう。

人事が忙しい時期を乗り切るのに必要なスキル・資格6選

どんな業務でも効率化を図るためには、自身のスキルアップも欠かせません。

ここでは、人事部の業務が忙しい時期を乗り越えるために、身に付けておくと便利なスキル4つ、資格を2つ紹介します。

人事に必要なスキル

調整能力

求職者や現場の社員はもちろん人材エージェント、各部署の責任者・代表など、人事に関わる人は多岐にわたります。

イレギュラーな対応が発生しやすく、その都度人事が判断と調整を行わなければなりません。

社内の面接官となる役員や他部署の社員の日程を把握し採用スケジュールを調整するのはもちろん、求職者の面接日時の変更といったイレギュラーな事態も起こりうるため、スケジュールを臨機応変に調整できる能力が求められます。

マーケティング力

人事の採用活動における求める人物の設定や自社の魅力を発信することは、事業におけるマーケティングと本質的に同じです。

世の中や人材業界の流れを察知しておけば、例えば最近普及しているSNSを広報として活用する有効性にも気が付くでしょう。

またマーケティングスキルでは、以下のSTP分析と呼ばれるスキルが採用業務にも大いに役立つでしょう。

上記のようなマーケティングスキルを活用することで、自社の魅力や求める人物を誰に、どのようにすべきか明確にできます。

コミュニケーション力

採用担当の業務では、社内外を問わずコミュニケーション力が求められます。

とりわけ面接では選考基準に基づいて、応募者から選考に必要な情報と応募者の選考への真意を引き出すことが必要です。

また求人サイトのエージェントといった外部の関係者には、自社の求める人物像や採用期間などを正確に伝えないと、思っていたのと違う人物が採用される場合があります。

適切に情報を伝えたり引き出したり、情報を正確に伝えるための言語化能力を身につけ、社内外で円滑なコミュニケーションを取る能力も必要です。

人事に必要な資格

社会保険労務士

社会保険労務士とは、労務全般の基本的な知識を身につけられる国家資格です。

人事部のなかでも特に「労務」の分野において役立つ資格で、労働保険や社会保険、年金関係の手続きや就業規則の作成などが学べます。

人事総務検定

人事総務検定では、人事や総務の業務を行う上での必要な知識を体系立てて学ぶことができます。

人事部の担当者の中には、総務や労務の業務を兼任していることも少なくないでしょう。

人事や労務管理、年金、法律関連といった全般的な専門知識を身に付けることで、人事部だけでなく、総務関連の業務の効率化も期待できます。

キャリアコンサルタント

キャリアコンサルタントとは国家資格で、働く人のスキルや経験に基づき、能力開発や職業の選択などキャリア形成のサポートを行う専門家のことです。

キャリアコンサルタントの資格を取得することで、社内の社員の教育や研修に直接役立てることができるでしょう。

まとめ

企業の人事部での業務は、忙しい繁忙期と業務が集中しにくい閑散期があります。

繁忙期と閑散期を把握し、年間のスケジュールを立てておくことが、業務の効率化において重要です。

また人事部の業務は、関係者が多くコミュニケーション能力やイレギュラーに対して臨機応変に対応する調整能力が求められることも、把握しておく必要があるでしょう。

この記事の内容を参考に、人事部の業務が激務にならないための対策を行ってくださいね。

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※この記事は、2023年1月現在の情報を元に作成しております。