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採用にはスピード感が必須！理由とコツを紹介

更新日：2023.11.2

公開日：2023.11.2

カテゴリ：リクルーティングコラム　採用お役立ち情報

タグ：　企業, 応募, 担当, 採用, 業務

求人募集をする際、採用業務の経験の有無や長さにかかわらず「もっとスムーズな採用活動にする方法を知りたい」「求職者の方ともれなく連絡がとれる方法を知りたい」「面接・採用を辞退されないようなフォローの仕方を知りたい」と考えたことがあるのではないでしょうか。  

1回の募集で効率的に人員を確保するためには、企業が採用活動を効率的に進めなくてはいけません。

効率的な採用活動を行うために重要なのは「スピード感」です。

本記事では採用活動におけるスピード感とは何なのか、採用活動におけるスピード感の必要性とスピード感を持たせるためのコツを紹介します。

採用にスピード感が必要な2つの理由

採用スピードが遅くなると、求職者のモチベーションが下がってしまいます。

求職者にとって、自分が仕事をしたいと思う企業に応募する瞬間はモチベーションが最も高くなりますが、書類を出してから面接など次のステップに進めるかどうかといった不安があるため、応募先から何らかの連絡が来るまでは気持ちが落ち着かないものです。

就職活動を長く続けたい人は少なく、就職活動の期間が長引くほど気持ちが後ろ向きになってしまうでしょう。 

加えて求職者の多くは同時に複数企業の選考を受けており、「なるべく早く転職したい」という求職者も多いことから、採否を出すまでの意思決定に時間がかかると、求職者が「意思決定がより早い他社」への入社を決断してしまう可能性があります。

そのため、書類選考の結果通知が遅れてしまうとその企業に入社したいというモチベーションが下がってしまうのです。

またスピード感がないことに求職者が不安を感じると、応募を断念してしまう場合もあります。

よほど応募先の企業に魅力を感じていたり、本当にやりたい仕事があったりする場合は、多少返信が遅くても結果を待つかもしれませんが、ひとつの企業に入社するのにこだわっていない場合は先に連絡が来た企業を優先する可能性があるため、せっかく獲得できるはずだった人材を逃してしまう可能性があるのです。

反対にスピート感がありレスポンスが早い企業は、良いイメージが残りやすく、求職者もモチベーションを維持したまま選考に臨むことができるため、入社につながりやすくなるでしょう。

優秀な求職者を逃さないため

採用活動におけるスピード感を高めることで、「優秀な人材を獲得できる可能性が高まる」大きなメリットがあります。 

複数の企業から内定を得た人物が転職先企業を決める際、「一番早く内定をくれた会社なので」と、結局は企業側の対応を重視しているというコメントを残すことが多いのです。

スピード感のない採用活動では、競合他社の選考に進む、もしくは別会社への内定を理由に内定を事態されるといった確率がより高まってしまうため、「採用したい」と思う人材がいれば、レスポンスを早め、スケジュール調整には迅速に対応することが重要となります。 

なにより選考をスムーズに進められることは、企業とも候補者の双方にとって大きなメリットでしょう。

企業内のルールや候補者にもよって変化しますが、一般的に書類選考から始まり2、3回の面接を経て内定となり、最低でも3、4回は選考通過や結果の連絡といったやりとりをおこなわなければなりません。

選考の日程が開けば開くほど次回のスケジュールを決めにくく、求職者がほかの企業へと流れてしまう要因になるため、スピード感を持って選考を進めることで内定までの時間が短縮できるだけでなく、企業と転職者、双方の負担を抑えることができるのです。 

スマートフォンやインターネットの利用が拡大し、場所・時間に制約されずリアルタイムのやり取りが可能になっている今、採用活動に限らずビジネスにはスピードが重要なポイントとなります。

そのため、素早い応対や連絡といった採用におけるスピード感を心がけることが、自社が欲しい人材や優れた経歴やスキルを持った人材を他社より先に確保できる結果につながるでしょう。

採用にスピード感と安心感を持たせるための3つのコツ

採用活動においてスピード感を持つことで、応募者の不安を取り除けることを前項で紹介しました、

では実際の採用活動においてスピード感を持たせるとき、具体的にはどのような行動をすればいいのでしょうか。

ここからは、応募者の抱える不安を取り除ける「スピード感のある対応」とは具体的にどのような行動なのか、3つの事例からみていきましょう。

当日か翌日には返信をする

求職者からエントリーといったアクションがあった際には、当日から翌日までに連絡を返すことが理想です。

求職者が転職活動にかけられる時間は限られているため、在職中であれば、通勤時や退勤後の数時間に企業からのレスポンスを確認する傾向があります。

応募者が応募先からの連絡を確認するタイミングを逃してしまうと、相手からの返答を受けるために時間を要してしまう可能性があるため、連絡を受けたら応募者にすぐに返信することを心がけましょう。 

マイナビバイトが集計した「応募から問い合わせ発生までの調査データ」によると、応募した企業から連絡がない場合、図1から求職者は「4日以上7日以内」で企業の対応状況について不安を感じ、求人媒体のユーザーサポートセンターに問い合わせをする割合が増えています。 

応募から求職者の方へのファーストコンタクトが4日以上かかると、「対応が遅い企業である」と認識される可能性があるのです。

一方で素早い対応は候補者に安心感を与えることにつながり、対応の速さや印象のよさは、企業に対するいち消費者としての評価を高めることになります。

各種連絡や問い合わせ対応のレスポンスだけでなく、書類選考の合否もなるべく書類を受け取った1日以内に連絡しましょう。

「この会社に応募をしてみよう」と求職者が考えてから応募ボタンを押すまでには、「この会社で大丈夫だろうか」「もっといい会社があるのではないか」といったさまざまな葛藤があるものです。

応募時は求職者が覚えたさまざまな葛藤を乗り越えたタイミングであり、「求職者が自社に対するモチベーションが最も高いとき」といえます。

求職者が自社に対するモチベーションが最も高いタイミングで「書類選考合格です。明日にでもお会いできませんでしょうか？」という連絡が応募企業から届いた場合、 応募者は素直に嬉しいと思うでしょう。

また、応募日から1週間程度の時間が経過して選考結果を提示しても、すでに他社の1次面接を実施済みだったりするため、対応の早かった企業を優先して選考を進めている求職者の場合は、自社の選考を途中辞退される場合もあるのです。

書類選考を手早く進める仕組みを作るのは少々手間がかかりますが、求職者のモチベーションが最も高いタイミングで選考を進められるメリットを享受できることを踏まえると、十分なリターンがあるといえます。

参考：「採用活動はスピード勝負！」３つのポイントを徹底解説 – ナレビ

適切な連絡の時間帯を選ぶ

求職者の転職活動の背景を想像し、確認しやすい時間帯に連絡を入れることで、相手の返答率が高まります。適切なタイミングでの連絡は、短期間で効率的に選考を進める上で重要なポイントです。

例えば求職者がオフィスワーカーであれば通勤時間に合わせた午前8時の返信、飲食業の方であれば仕事のピーク時を外した午後15時の返信がよいでしょう。

ただし在職中の場合は午前中が就業時間にあたることも多く、お昼休みや就業後の時間帯を選ぶなど相手に合わせた柔軟な対応が求められます。

一方であまり遅い時間になると印象が良くないことから、柔軟に常識の範囲内で連絡しましょう。

また電話連絡は午前中に行うのが一般的ですが、中途採用で在職中の候補者の場合は、昼休みや就業後の時間帯をねらって架電してもいいかもしれません。

電話がつながらなかった場合は、留守番電話サービスにて企業名・担当者名・用件・次に架電する時間帯を伝えておきましょう。

ただし多忙な求職者に対し、連絡の頻度が多過ぎると求職者にマイナスイメージを与えてしまいます。

エントリー後や面接後、内定出し後など、求職者のアクション後に、次のステップへの案内やフォローのメールを送付する、面接や内定承諾に向けてリマインドを送る、程度の頻度がおすすめです。

求職者がどのような状況下で転職活動をしているのか想像し、いいテンポ感を作って連絡をすることが内定承諾の後押しとなるでしょう。

電話かSMSで連絡する

メールのみで採用を通知する企業もありますが、採用通知は電話で伝えるのが一般的であり、現在も多くの企業では電話で採用が伝えられています。

スピード感のある対応を心がける中でも、電話越しの連絡であれば、担当者の人柄や温かい風土を感じられるため、求職者が気持ちよく選考に参加できるだけでなく、自社に対する志望度を引き上げることにもつながるでしょう。

メールでの連絡だと見逃してしまう求職者の存在を考慮して、電話でのやり取りをおこなうとスムーズに面接日時を設定できる確率が高まるため、面接日時の連絡をする際には、あらかじめ日時を企業側から提示して連絡をすることがおすすめです。

日時の選択肢を提示することで、求職者の方とのやりとりの回数を減らすことができるうえ、面接日時確定までの時間を短縮できるため、面接確約率のアップにつながります。

電話以外の方法として、SMS（ショートメッセージサービス）での連絡も有効です。

SMSとは携帯電話番号を宛先にメッセージを送信できるサービスで、電話やメールのように携帯電話に標準搭載されている機能になります。

SMSは受信するとスマホ画面に受信のお知らせが表示されるため、画面上に出ていることで求職者の目に付きやすく確認されやすいのが特徴です。

またSMSは、受信する数がメールに比べて少なく、大量のメールに埋もれて見逃してしまう確率も下がる傾向があるため、有効といえます。

採用を効率化してスピード感を持つ4つの方法

採用活動にスピード感を持たせるためには、採用活動を効率化して業務にかかる時間を短縮することがポイントです。

採用活動を効率化することで時間短縮ができるだけでなく、採用業務に時間的余裕が生まれることで不測の事態に対処しやすくなります。

では採用業務を効率化するにはどのようにすればいいのか、詳しくみていきましょう。

選考フローを見直し無駄をなくす

まずは採用業務フローを見直し、業務上の課題の発見と優先順位をつけることからはじめましょう。 

時間の無駄となっていると思われる部分はあるか、グループ面接化して面接官を同席させることで面接回数を減らせるか、複数回に渡ってアプリケーションフォームの提出などを求めていないかなど、採用活動の中で不要なステップを見つけ出しては排除し、可能な限り簡素化したフローにすることが、採用業務の効率化につながります。

製造業において、理論上可能な生産高に対する実際の生産高の割合のことを「歩留まり」といいます。この「歩留まり」の考え方は、採用活動にも通じるのです。

例えばある製品を100個作れるほどの原料を投じたところ、完成したのが98個、２個が不良品だった場合、歩留まりは98％となります。

当然ながら歩留まりは高いほど理想的です。歩留まりが不当に低いようなら、製造プロセスに問題があると考えられるため、見直しが必要です。

採用業務において内定者10人に対し入社したのが８人ならば歩留まりは80％になりますが、この数値が想定より低いのであれば、採用プロセスのどこかに問題があると考えられるでしょう。

「内定後の連絡が遅い」「入社後のイメージを伝えられていない」など、歩留まりが低い原因を探して改善する必要があります。

歩留まりを改善できれば、同じ労力を投じた際の効果が高くなり、採用業務の効率化につながるでしょう。

人事と担当部署の連携を強める

採用は人事担当者の業務ですが、人事部に任せっきりになるべきではありません。

どんな人材であればチームにフィットするのか、現場で採用したい理想の人物像はどんな人かなどの現場の声を汲み取りながら、二人三脚で採用を行うとよいでしょう。

現場の意見を取り入れることで、入社後に欲しい人材のギャップが起きないようにできるため、現場の社員を面接官にする場合も調整がしやすくなります。

採用管理システムを導入する

採用管理システムとは、企業の採用活動をサポートするシステム全般のことを意味します。

求人情報、応募者の個人情報、選考の進捗、採用担当者の評価といった採用活動におけるさまざまな情報をシステム上で一元管理できるツールで、このように効率的な採用活動を進めるための機能を実装したシステムが「ATS（Applicant Tracking System）」です。

採用管理システムを導入すれば、応募経路を問わず一括して応募を受け付け、同一のシステム上で連絡をとることができます。

面接日程もLINEやカレンダーなどと連携して効率的に調整でき、選考状況や評価が一目で分かるため、社内の情報共有もスムーズになり、担当者は面接に時間をかけたり、応募者に向き合ったりなど、本質的な採用業務に注力できるようになるのです。

また採用管理ツールには採用活動におけるさまざまなデータを分析する機能も備わっており、分析したデータから応募者数とアクセス数の比率や、応募した求職者の性別や年代が分かるため、「自社の希望する人材からの応募があるか」、「アクセス数の割に応募者数が少ないのはなぜか」など、自社の採用活動における課題が明確になるでしょう。

アウトソーシングを利用する

採用におけるアウトソーシングは「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」とも呼ばれ、採用業務の一部、もしくは大半を代行してもらうサービスです。

RPOには長い間提供している会社もあるため、豊富なノウハウを持った専任担当に任せることができることから、品質を担保して採用業務にあたってもらえる可能性があります。

タイムリーな対応をしてもらえるため、歩留まりといった採用課題の改善につながるでしょう。

採用業務における応募者管理や選考調整といった誰でもできる業務を代行してもらうことで、採用業務の作業時間を削減でき、面接や内定者へのフォロー対応など自社で対応した方がよいものに時間を最大限活用することが可能です。

採用業務のアウトソーシング会社は数多くの企業の採用活動を請け負っている実績と経験があるため、企業ごとに合わせた採用戦略の提案や採用手法を実施できます。

採用業務を採用代行に委託することで、今までにはなかった客観的な視点から採用の質を向上することができるでしょう。

スピード感を高めるにはトルーの利用を検討ください

採用活動を効率化する方法の中で、採用管理システムの導入を検討するなら、採用管理ツール「トルー」がおすすめです。

トルーはATS機能や採用サイトCMS機能によって、効率的に素早く採用活動を行うことができ、オプションの「面談トルー」を利用すれば、応募が発生した場合、求職者全員に5分以内に架電して、次回の面談設定までを自動で行ってもらうこともできます。

採用効率化に必要なツールの揃ったトルーを活用して、スピード感のある採用活動を実現しましょう。

※この記事は、2023年10月現在の情報を元に作成しております。